Menu:
Úvodní stránka
Úvodní studie Projekt v PDF |
Úvodní studieKe stažení ve formátu PDF.
Deklarace záměru
Deklarace záměruZadavatel projektu (zdravotní pojišťovna) organizuje a realizuje ozdravné pobyty pro své dětské klienty. Zadání projektu se týká revize stávajícího informačního systému a návrh vhodných úprav. Informační systém je zaměřen na tvorbu a správu databáze, ve které jsou evidováni klienti přihlášení k účasti na pobytech. V databázi jsou vedeny veškeré údaje o klientech, které jsou pořizovány jednak ve fázi zadání klienta do databáze a jednak v rámci zpracování databáze. Při zpracování databáze jsou klienti rozdělováni do turnusů a skupin podle stanovených kritérií a vlastních požadavků. Databázi pořizuje větší počet pracovníků, zpracovává ji jeden pracovník. Po zpracování slouží databáze k sortování potřebných výstupů (seznamů) a jako informační zdroj pro všechny subjekty zainteresované v realizaci pobytů. Dokumentace projektu se zabývá pouze fází přípravy pobytů, nezabývá se fází realizace v pobytových místech. Odborný článekV této části dokumentace jsou specifikovány jednotlivé činnosti vykonávané při organizaci a realizaci ozdravných pobytů, které zadavatel projektu pořádá. Definice pojmů
Zákazník = zadavatel projektu, zdravotní pojišťovna. Zákazník je organizátorem pobytů pro dětské klienty ve věku 6 – 17 let (rozhoduje rok narození), kteří se léčí pro některé ze stanovených chronických onemocnění (alergie, lupenka, atopický ekzém, astma). V jednom roce organizuje 10 turnusů ve dvou zahraničních lokalitách (5 turnusů v každé lokalitě). Kapacita jednoho turnusu je 100 dětí. Klient je zařazen do evidence daného ročníku pobytů na základě přihlášky. Přihlášku lze stáhnout v PDF formátu z internetu zákazníka a vyplnit. Před podáním na některé z expozitur musí být přihláška potvrzena ošetřujícím lékařem klienta – z tohoto důvodu je nutná přihláška v papírové podobě, nelze proces provést elektronicky. Při přijetí přihlášky je pracovníkem expozitury zkontrolována správnost osobních údajů dle předložených dokladů ZZ a je se ZZ sepsána smlouva o účasti. Následně přihlášku kontroluje a schvaluje revizní lékař zákazníka. Schválené přihlášky se vrací k pracovníkovi expozitury a jsou zadány do evidence, neschválené přihlášky jsou s oznámením vráceny ZZ klienta.
Při pořízení záznamu jsou do evidence vloženy následující údaje z přihlášky:
Ve stanoveném termínu jsou evidence z expozitur předány ke zpracování
koordinátorovi akce. Koordinátor sestaví ze zaslaných podkladů jednu
ústřední evidenci, kterou dále zpracovává. Tato část zpracování obnáší
následující kroky: Přihlášky se přijímají ve stanoveném období (zpravidla 3 – 4 měsíce od začátku kalendářního roku). Evidence z poboček jsou stahovány periodicky alespoň 2x měsíčně, aby zpracování probíhalo průběžně a klienti obdrželi nejpozději do měsíce po podání přihlášky informace o svém zařazení. Z tohoto důvodu je centrální databáze neustále rozšiřována a výše uvedené operace se provádějí vždy po obdržení dalších dílčích evidencí z expozitur znovu.
Po zařazení do turnusu je klient obeslán písemným vyrozuměním s tzv.
návratkou a se složenkou. Na důkaz souhlasu zasílají ZZ zpět potvrzené
návratky a hradí stanovené finanční částky. V souvislosti s tím jsou
do centrální databáze pořizovány dalším záznamy: Kontrola plateb přechází plně na útvar zákazníka, který se touto účetní problematikou. Jakmile jsou rozeslána vyrozumění o zařazení, obdrží příslušný útvar evidenci se zařazením klientů a konečnou výší platby. Příslušný útvar je z tohoto důvodu o všech změnách v zařazení klientů ihned informován. Cca měsíc před realizací turnusu je evidence předána smluvnímu partnerovi pro lokalitu, který dále rozděluje klienty do oddílů a připravuje turnus k odletu. Koordinátor nadále spolupracuje se smluvním partnerem – předává aktualizace evidence a vzájemně se informují o změnách v zařazení klientů. Zhodnocení současného stavuZ popisu současného stavu realizace pobytů je patrné, že zákazník nevyužívá možností informačního systému, které současné trendy softwarových technologií nabízejí. Způsob zajištění pobytů a vedení evidence je zcela nevyhovující jak z hlediska použitých technologií a softwaru, tak i z hlediska zabezpečení dat. Nelze proto uvažovat pouze o částečných úpravách informačního systému, je nutno zcela změnit filozofii celého systému. Systém řízení týmuV rámci řešitelského týmu budou obsazeny dále uvedené pozice. Komunikace týmu bude probíhat prostřednictvím e-mail, zprávy budou podepisovány elektronickým podpisem, a prostřednictvím mobilních telefonů. Projekt bude realizován na sdíleném disku zákazníka, ke kterému budou přidělena přístupová práva členům týmu. Obrázek v plné velikosti. HarmonogramPro zpracování harmonogramu prací byl využit program MS Excel. Činnosti v rámci jednotlivých bloků mohou probíhat i současně. Započteny jsou pouze pracovní dny. Obrázek v plné velikosti. Matice odpovědnosti
V = vede a řídí Obrázek v plné velikosti. |