velrybaL

Projekt VELRYBA

Ozdravné pobyty pro děti

Semestrální projekt k předmětu AD7BSI2

velrybaR
line250
line550
line250

Menu:

line10 Úvodní stránka
line10 Projektový deník

line10 Úvodní studie
line20 Deklarace záměru
line20 Odborný článek
line20 Systém řízení týmu
line20 Harmonogram
line20 Matice odpovědnosti

line20 Analýza

line10 Projekt v PDF

line10 Prezentace projektu

Úvodní studie

Ke stažení ve formátu PDF.

line10 Deklarace záměru
line10 Odborný článek
line10 Systém řízení týmu
line10 Harmonogram
line10 Matice odpovědnosti

line600

Deklarace záměru

Zadavatel projektu (zdravotní pojišťovna) organizuje a realizuje ozdravné pobyty pro své dětské klienty. Zadání projektu se týká revize stávajícího informačního systému a návrh vhodných úprav. Informační systém je zaměřen na tvorbu a správu databáze, ve které jsou evidováni klienti přihlášení k účasti na pobytech. V databázi jsou vedeny veškeré údaje o klientech, které jsou pořizovány jednak ve fázi zadání klienta do databáze a jednak v rámci zpracování databáze. Při zpracování databáze jsou klienti rozdělováni do turnusů a skupin podle stanovených kritérií a vlastních požadavků. Databázi pořizuje větší počet pracovníků, zpracovává ji jeden pracovník. Po zpracování slouží databáze k sortování potřebných výstupů (seznamů) a jako informační zdroj pro všechny subjekty zainteresované v realizaci pobytů. Dokumentace projektu se zabývá pouze fází přípravy pobytů, nezabývá se fází realizace v pobytových místech.

line600

Odborný článek

V této části dokumentace jsou specifikovány jednotlivé činnosti vykonávané při organizaci a realizaci ozdravných pobytů, které zadavatel projektu pořádá.

Definice pojmů

Zákazník = zadavatel projektu, zdravotní pojišťovna.
Expozitura = pracoviště zákazníka, v rámci ČR je více než jedno pracoviště.
Pobyt = ozdravné pobyty, které zákazník organizuje a realizuje.
Klient = zájemce o ozdravný pobyt, který podá přihlášku. Jde pojištěnce zákazníka, který splňuje podmínky pro pobyt - tj. věk 6 – 17 let a předepsané zdravotní indikace.
ZZ = zákonní zástupci klienta.
Evidence = evidence klientů, kterou zákazník v souvislosti s pobyty vytváří a vede. Nyní je pořizována v programu MS Excel.
Lokalita = místo konání pobytů, pobyty jsou realizovány ve dvou zahraničních lokalitách.
Turnus = jednotka pobytů. Každý turnus má číslo, termín, kapacitu (100 klientů). Zákazník realizuje ročně celkem 10 turnusů (5 v každé lokalitě).
Oddíl = skupina účastníků turnusu. Každý turnus je členěn na 10 oddílů po 10 klientech. Kritérium pro zařazení klienta do oddílu je odpovídající věková kategorie klienta, pohlaví a event. vazba mezi dětmi.
Vazba = jde o vazbu klienta na jiného klienta (sourozenci, kamarádi, apod.) z důvodu zařazení klientů do stejného turnusu nebo oddílu. Každý klient může mít vazbu na 0, 1 nebo 2 další klienty.
Doprovod = doprovodní pracovníci - každého turnusu se účastní 1 vedoucí turnusu, 4 technicko-organizační programoví pracovníci, 10 vedoucích oddílů, 4 praktikanti a 6 zdravotníků.

Zákazník je organizátorem pobytů pro dětské klienty ve věku 6 – 17 let (rozhoduje rok narození), kteří se léčí pro některé ze stanovených chronických onemocnění (alergie, lupenka, atopický ekzém, astma). V jednom roce organizuje 10 turnusů ve dvou zahraničních lokalitách (5 turnusů v každé lokalitě). Kapacita jednoho turnusu je 100 dětí.

Klient je zařazen do evidence daného ročníku pobytů na základě přihlášky. Přihlášku lze stáhnout v PDF formátu z internetu zákazníka a vyplnit. Před podáním na některé z expozitur musí být přihláška potvrzena ošetřujícím lékařem klienta – z tohoto důvodu je nutná přihláška v papírové podobě, nelze proces provést elektronicky.

Při přijetí přihlášky je pracovníkem expozitury zkontrolována správnost osobních údajů dle předložených dokladů ZZ a je se ZZ sepsána smlouva o účasti. Následně přihlášku kontroluje a schvaluje revizní lékař zákazníka. Schválené přihlášky se vrací k pracovníkovi expozitury a jsou zadány do evidence, neschválené přihlášky jsou s oznámením vráceny ZZ klienta.

Při pořízení záznamu jsou do evidence vloženy následující údaje z přihlášky:
ID = číslo přihlášky, které obsahuje číslo expozitury a pořadové číslo přihlášky. Jde o unikátní číslo a z tohoto důvodu je dále používáno jako ID číslo klienta.
Datum = datum přijetí přihlášky na expozituře.
Osobní údaje = jméno, příjmení, datum narození klienta.
Adresa = ulice, číslo domu, město, PSČ.
Kontakt = telefon a e-mail na ZZ klienta.
Turnus = požadavky na zařazení do turnusů včetně pořadí naléhavosti, pokud jej ZZ uvedli.
Vazby = uvedení 0 – 2 vazeb na dalšího klienta a vyznačení požadavku na zařazení do stejného turnusu nebo oddílu. U vazeb se do evidence uvádí jméno, příjmení a datum narození klienta.
Indikace = zdravotní indikace, pro které se klient léčí. Lze zapsat 1 – 3 indikace.

Ve stanoveném termínu jsou evidence z expozitur předány ke zpracování koordinátorovi akce. Koordinátor sestaví ze zaslaných podkladů jednu ústřední evidenci, kterou dále zpracovává. Tato část zpracování obnáší následující kroky:
- vyřazení duplicit,
- setřídění dětí podle vazeb na jiné dítě,
- zařazení dítěte do konkrétního turnusu,
- stanovení odpovídající ceny za pobyt.

Přihlášky se přijímají ve stanoveném období (zpravidla 3 – 4 měsíce od začátku kalendářního roku). Evidence z poboček jsou stahovány periodicky alespoň 2x měsíčně, aby zpracování probíhalo průběžně a klienti obdrželi nejpozději do měsíce po podání přihlášky informace o svém zařazení. Z tohoto důvodu je centrální databáze neustále rozšiřována a výše uvedené operace se provádějí vždy po obdržení dalších dílčích evidencí z expozitur znovu.

Po zařazení do turnusu je klient obeslán písemným vyrozuměním s tzv. návratkou a se složenkou. Na důkaz souhlasu zasílají ZZ zpět potvrzené návratky a hradí stanovené finanční částky. V souvislosti s tím jsou do centrální databáze pořizovány dalším záznamy:
- datum úhrady finanční částky,
- storno pobytu,
- žádost o přesun do jiného turnusu + event. přesun,
- pozice náhradníka.

Kontrola plateb přechází plně na útvar zákazníka, který se touto účetní problematikou. Jakmile jsou rozeslána vyrozumění o zařazení, obdrží příslušný útvar evidenci se zařazením klientů a konečnou výší platby. Příslušný útvar je z tohoto důvodu o všech změnách v zařazení klientů ihned informován.

Cca měsíc před realizací turnusu je evidence předána smluvnímu partnerovi pro lokalitu, který dále rozděluje klienty do oddílů a připravuje turnus k odletu. Koordinátor nadále spolupracuje se smluvním partnerem – předává aktualizace evidence a vzájemně se informují o změnách v zařazení klientů.

Zhodnocení současného stavu

Z popisu současného stavu realizace pobytů je patrné, že zákazník nevyužívá možností informačního systému, které současné trendy softwarových technologií nabízejí. Způsob zajištění pobytů a vedení evidence je zcela nevyhovující jak z hlediska použitých technologií a softwaru, tak i z hlediska zabezpečení dat. Nelze proto uvažovat pouze o částečných úpravách informačního systému, je nutno zcela změnit filozofii celého systému.

line600

Systém řízení týmu

V rámci řešitelského týmu budou obsazeny dále uvedené pozice. Komunikace týmu bude probíhat prostřednictvím e-mail, zprávy budou podepisovány elektronickým podpisem, a prostřednictvím mobilních telefonů. Projekt bude realizován na sdíleném disku zákazníka, ke kterému budou přidělena přístupová práva členům týmu.

Obrázek v plné velikosti.

coverTym

line600

Harmonogram

Pro zpracování harmonogramu prací byl využit program MS Excel. Činnosti v rámci jednotlivých bloků mohou probíhat i současně. Započteny jsou pouze pracovní dny.

Obrázek v plné velikosti.

coverHmg

line600

Matice odpovědnosti

V = vede a řídí
K = kontroluje
Z = zpracovává nebo zajišťuje

Obrázek v plné velikosti.

coverMatice

line250
line550
line250
copyright © jandora1